Phúc lợi linh hoạt – Xu hướng của Quản trị nhân sự hiện đại

Thay thế chương trình phúc lợi truyền thống, xu hướng quản trị hiện đại sử dụng phúc lợi linh hoạt như một giải pháp hiệu quả để thu hút và giữ chân nhân sự. Hãy cùng HROne tìm hiểu Phúc lợi linh hoạt là gì và vì sao Phúc lợi linh hoạt dần trở thành xu thế.

1. Phúc lợi linh hoạt (Flexible Benefits) là gì

Trong thời kỳ sơ khai của quản trị nhân sự, đãi ngộ gần như là một khái niệm thụ động gồm tất cả những gì doanh nghiệp trả cho nhân viên của họ bằng tiền hoặc vật chất tương đương tiền, bao gồm thù lao và phúc lợi. Đãi ngộ trong thời kỳ này gần như không gắn với chiến lược của doanh nghiệp mà đơn thuần ở vị trí vận hành, thủ tục. Nhưng cùng với sự phát triển của quản trị nhân sự nằm trong quản trị doanh nghiệp, khái niệm tổng đãi ngộ được mở rộng hơn rất nhiều: đãi ngộ là rất cả những gì nhân viên cảm thấy giá trị nhận được từ doanh nghiệp (WorldatWork – Handbook of Compensation, Benefits and Total Rewards).

Xuất phát từ ý tưởng đó, thay vì một chương trình phúc lợi đồng nhất nơi mà giá trị được đo bằng tiền mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên với giả định rằng mọi nhân viên có hoàn cảnh giống nhau và nhu cầu như nhau, phúc lợi linh hoạt chuyển quyền lựa chọn về phía nhân viên – người thực sự nhận được giá trị không chỉ bằng tiền của mỗi món quà mà doanh nghiệp dành tặng.

Không phải là khái niệm mới trên thế giới, tuy vậy tại Việt Nam chương trình Phúc lợi linh hoạt mới manh nha xuất hiện trong khoảng một thập kỷ trở lại đây bắt nguồn từ nhu cầu thực tế khi nguồn nhân lực ngày càng đa dạng trong thế hệ, quan điểm, lối sống, văn hóa, địa lý, v.v… Chương trình phúc lợi linh hoạt không chỉ là giải pháp tuyệt vời với nhân viên mà còn là công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp tối ưu chi phí: nơi mà tiền được sử dụng hiệu quả, tăng mức độ hài lòng của nhân viên và thể hiện triết lý đãi ngộ của doanh nghiệp.

2. Động lực thúc đẩy chương trình phúc lợi linh hoạt

2.1. Thu hút và giữ chân nhân tài

Một trong những mục đích hiển hiện nhất của phúc lợi linh hoạt là hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ thu hút và giữ chân nhân tài. Một nghiên cứu của SHRM (cộng đồng quản trị nhân lực lớn nhất thế giới) chỉ ra rằng các công ty cung cấp chương trình phúc lợi linh hoạt cho nhân viên giảm đến 30% tỷ lệ nghỉ việc. Mặt khác, để trở nên khác biệt giữa hàng ngàn nhà tuyển dụng, chương trình phúc lợi linh hoạt là điểm nhấn nhanh và trực tiếp nhất thu hút ứng viên. Netflix là ví dụ điển hình minh chứng cho việc sử dụng chương trình phúc lợi linh hoạt để thu hút những ứng viên tài năng nhất. Thay vì chương trình phúc lợi truyền thống, Netflix có cách tiếp cận hoàn toàn khác, nhân viên của họ có thể thiết kế gói phúc lợi riêng của cá nhân, “may đo” dựa trên lối sống và sở thích. Điều này đặc biệt hiệu quả với nhân viên thế hệ Y và Z – những thế hệ coi trọng cân bằng công việc – cuộc sống và tính cá nhân.  Một khảo sát năm 2021 tại Mỹ đã chỉ ra rằng 80% ứng viên coi phúc lợi linh hoạt là yếu tố cân nhắc khi lựa chọn công việc mới. Tại Việt Nam, báo cáo của Navigos cũng chỉ ra rằng các gói phúc lợi đa dạng và sáng tạo luôn nằm trong top quan tâm của người lao động, tăng từ 34.4% năm 2023 lên 39.81% năm 2024.

2.2. Sức ép “đa dạng hóa”

Lực lượng lao động đa dạng vừa là mục tiêu, vừa là kết quả tất yếu trong thị trường lao động biến động không ngừng hiện nay. Theo báo cáo của Nielsen tính đến năm 2025, thế hệ Z sẽ chiếm khoảng 25% lực lượng lao động Việt Nam, trong khi đó thế hệ Millennials vẫn là lực lượng lao động chính. Đồng thời với xu hướng già hóa dân số kéo theo kéo dài độ tuổi lao động, tính đa dạng về thế hệ trong lực lượng lao động được dự báo sẽ ngày càng phổ biến trong nhiều thập kỷ tới. Để thỏa mãn tối đa nhu cầu đa dạng của các thế hệ này, chương trình phúc lợi linh hoạt là giải pháp tuyệt vời.

2.3. Tối ưu chi phí

Trái với quan điểm cho rằng danh mục phúc lợi càng phức tạp càng làm tăng chi phí doanh nghiệp, phúc lợi linh hoạt thực sự có thể giảm chi phí doanh nghiệp. Bằng cách thống kê và kiểm soát chi phí phúc lợi tổng thể, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí phúc lợi không cần thiết hoặc không được nhân viên đánh giá cao. Theo khảo sát năm 2010 của Mercer, hơn 30% doanh nghiệp tham gia khảo sát giảm chi phí nhờ vào chương trình phúc lợi linh hoạt. John Puddephatt, chuyên gia tư vấn cao cấp tại Mercer, nói: “Khi đưa vào thực tiễn, phúc lợi linh hoạt có thể trở thành phương tiện hiệu quả để quản trị và cắt giảm chi phí doanh nghiệp. Chìa khóa ở đây là đặt giới hạn cho phần chi phí doanh nghiệp đóng góp vào gói phúc lợi của nhân viên. Nếu chi phí [của một phúc lợi cụ thể] tăng, nhân viên có thể chọn giảm mức phúc lợi, tăng phần đóng góp từ chi phí cá nhân hoặc chuyển qua loại phúc lợi khác.”

2.4. Giải pháp cho mua bán – sáp nhập

Sự khác biệt văn hóa là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại trong các cuộc mua bán – sáp nhập doanh nghiệp. Để hòa hợp về đãi ngộ, doanh nghiệp cần thiết kế chương trình phúc lợi linh hoạt thật khôn ngoan: thiết lập hạn mức chi phí phù hợp, hòa hợp các chương trình phúc lợi từ đơn vị cũ và tính toán giá trị của từng loại phúc lợi thật cẩn thận. Điều này hỗ trợ nhà quản lý tạo dựng môi trường mới nơi nhân viên cảm thấy thuộc về và được đối xử công bằng.

2.5. Tăng cường nhận thức nhân viên về tổng đãi ngộ

Một trong những động lực rõ ràng của phúc lợi linh hoạt là tăng cường nhận thức của nhân viên về tổng đãi ngộ. Trong một khảo sát của Towers Perrin, nhân viên ước tính giá trị phúc lợi bản thân nhận được ít hơn 20% chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra. Để xử lý vấn đề này, một số doanh nghiệp chọn cách gửi thống kê tổng đãi ngộ năm cho từng nhân viên. Tuy vậy, với chương trình phúc lợi linh hoạt, nhân viên chủ động may đo gói phúc lợi của mình sẽ có hình dung bức tranh đãi ngộ của bản thân tổng thể và chủ động hơn những con số lạnh lùng trong một báo cáo chỉ nhận được vào cuối năm.

Theo báo cáo của The Institute for Employment Studies (IES – Viện nghiên cứu Việc làm Anh) về nguyên nhân các doanh nghiệp lựa chọn phúc lợi linh hoạt, 3 lý do hàng đầu là: phục vụ nhu cầu đa dạng, thu hút và giữ chân nhân tài, và tăng cường nhận thức nhân viên về tổng đãi ngộ.

3. Các loại chương trình phúc lợi linh hoạt

3.1. Chương trình lựa chọn giới hạn

Trong chương trình lựa chọn giới hạn, nhân viên được quyền chọn giữa phương án A hoặc B trong cùng một loại hình phúc lợi: được hỗ trợ gửi xe hoặc đi tàu điện hay đơn giản chỉ là chọn trà hoặc rượu trong gói quà tết. Chương trình lựa chọn giới hạn thường bị chỉ trích rằng nó không đủ linh hoạt, không cung cấp đủ lựa chọn cho nhân viên và nó vẫn quá giống với mô hình phúc lợi truyền thống. Tuy vậy đây là bước đầu nhân viên được quyền chọnthứ có giá trị với bản thân hơn điều còn lại

3.2. Chương trình lựa chọn toàn diện

Trong chương trình lựa chọn toàn diện, nhân viên có toàn quyền lựa chọn loại phúc lợi họ mong muốn nhận trong một danh sách phúc lợi mà người sử dụng lao động cung cấp, miễn nó nằm trong giới hạn được chấp thuận. Chương trình lựa chọn toàn diện là chương trình lý tưởng khi triển khai phúc lợi linh hoạt, tuy vậy rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình triển khai khi phải thiết kế chương trình đủ linh hoạt đảm bảo bao phủ hầu hết nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp nhưng cũng phải đảm bảo đủ đơn giản để có thể vận hành.

3.3. Chương trình cá nhân – doanh nghiệp cùng đóng góp

Ý tưởng của chương trình cá nhân – doanh nghiệp cùng đóng góp là nhân viên đóng góp một phần thu nhập cùng với chi phí của doanh nghiệp để mua phúc lợi có giá trị cao. Lợi ích của chương trình này là mở rộng danh sách phúc lợi sang những loại phúc lợi thông thường vượt quá giới hạn ngân sách của một doanh nghiệp và người lao động được ưu đãi về thuế thu nhập cá nhân. Chương trình dạng này chưa phổ biến ở Việt Nam do chưa có chính sách pháp luật liên quan nhưng là một gợi ý rất thú vị khi triển khai phúc lợi linh hoạt.

4. Các yếu tố cần cân nhắc khi xây dựng chương trình phúc lợi linh hoạt

Gần như không có lối tắt hay một chương trình “one-size-fit-all” áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Chương trình phúc lợi linh hoạt phải được may đo cho từng doanh nghiệp. Các yếu tố cần cân nhắc khi xây dựng chương trình phúc lợi như sau:

• Chiến lược kinh doanh: chiến lược nhân sự nói chung và chiến lược đãi ngộ nói riêng phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Khi xây dựng chương trình đãi ngộ linh hoạt nằm trong tổng thể này không thể không dựa trên chiến lược chung của doanh nghiệp.

• Nhân khẩu học: Nhân khẩu học bao gồm: độ tuổi, giới tính, chủng tộc, nghề nghiệp, thu nhập, vị trí địa lý, sở thích, tình trạng hôn nhân, trình độ văn hóa, v.v… ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu của người lao động. Nhân khẩu học càng đa dạng, việc xây dựng chương trình phúc lợi càng phức tạp để đáp ứng tối đa nhu cầu đa dạng này.
• Các yếu tố văn hóa, xã hội chung và ngành: mỗi nền văn hóa và ngành nghề khác nhau tôn vinh các giá trị khác nhau, dẫn đến nhân viên đánh giá giá trị của mỗi phúc lợi khác nhau giữa các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau, hoặc khác nhau giữa các công ty con ở các quốc gia khác nhau cùng thuộc một doanh nghiệp đa quốc gia.  
• Pháp luật: mỗi quốc gia khác nhau có độ “mở” khác nhau với các loại hình phúc lợi. Ví dụ như tại Mỹ, thuế thu nhập cá nhân có những ưu đãi nhất định cho phần thu nhập người lao động cùng đóng góp vào chương trình phúc lợi linh hoạt, tuy nhiên theo các bộ luật liên quan hiện hành tại Việt Nam, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rào cản khi xây dựng chương trình phúc lợi linh hoạt cho nhân viên.

5. Các bước triển khai

• Bước 1: Đánh giá nhu cầu của nhân viên. Dựa vào dữ liệu lao động đánh giá nhân khẩu học (trình độ văn hóa, xu hướng, thế hệ, giới tính, tình trạng hôn nhân, v.v…). Đồng thời thực hiện khảo sát để hiểu nhu cầu cụ thể của nhân viên.
• Bước 2: Đánh giá chương trình hiện hữu. Thu thập dữ liệu và đánh giá chương trình phúc lợi hiện tại cả về ngân sách, mức độ sử dụng và đánh giá từ nhân viên. Cân nhắc điều chỉnh hoặc loại bỏ các loại phúc lợi ít sử dụng hoặc ngốn chi phí quá cao trong tổng ngân sách.
• Bước 3: Xây dựng ngân sách. Xác định doanh nghiệp dành ngân sách bao nhiêu cho chương trình phúc lợi và cách thức phân bổ ngân sách.
• Bước 4: Xây dựng chương trình. Trong quá trình xây dựng chương trình, ngoài cân nhắc nhu cầu và khẩu vị của nhân viên, việc quan trọng nhất là đối chiếu chương trình với chiến lược kinh doanh và chiến lượng nhân sự tổng thể, đảm bảo không gây ra các mâu thuẫn tiềm tàng với các chương trình khác tại doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng, nhóm triển khai cần phản biện liên tục, tìm ra các rủi ro có thể xảy ra để tìm phương án ứng phó.
• Bước 5: Liên kết với nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần cân nhắc loại phúc lợi tự triển khai, loại phúc lợi mua từ bên ngoài (nhà cung cấp) đảm bảo việc triển khai đơn giản nhất có thể.
• Bước 6: Xây dựng kế hoạch truyền thông rõ ràng. Cần truyền thông rõ ràng cách chương trình phúc lợi linh hoạt hoạt động và lợi ích của nó. Hãy trả lời cho nhân viên câu hỏi: Tôi nhận được gì từ chương trình này? (What’s in it for me?)
• Bước 7: Triển khai thử nghiệm. Bài học của Google: mọi thứ là thử nghiệm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chương trình trong quá trình thử nghiệm và nhân viên dễ dàng chấp nhận hơn so với việc điều chỉnh khi đã triển khai chương trình chính thức.
• Bước 8: Đánh giá và phản hồi. Sau quá trình triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả chương trình và nhận phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh.
• Bước 9: Triển khai chính thức và tiếp tục nhận phản hồi từ nhân viên.

6. Các trở ngại

Ý tưởng về chương trình phúc lợi linh hoạt thường dễ dàng nhận được sự đón nhận từ nhân viên, tuy vậy vấn đề thực sự là cách thức triển khai chương trình:

• Việc triển khai quá cồng kềnh dẫn đến sự phản đối từ nhân viên. Vì vậy khi xây dựng chương trình hãy lưu ý có các bên liên quan cùng tham gia vào chương trình (kế toán, pháp chế, công đoàn, người có tiếng nói trong doanh nghiệp, v.v…). Một khi đảm bảo rằng tiếng nói của các bên liên quan đóng góp vào chương trình phúc lợi linh hoạt, khả năng thành công của chương trình tăng lên rất nhiều lần.
• Kiểm soát nhà cung cấp. Do một số phúc lợi phải mua từ nhà cung cấp, việc kiểm soát nhà cung cấp là một trong những bài toán cho bộ phận nhân sự. Một vấn đề với đơn vị cung cấp bảo hiểm do điểm loại trừ trong hợp đồng bảo hiểm dày cộm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cảm xúc của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến cả chương trình. Vì vậy thật cẩn thận khi đánh giá nhà cung cấp.
• Truyền thông đến nhân viên. Đảm bảo rằng nhân viên thật sự hiểu và hiểu đúng chương trình, biết cách sử dụng các loại phúc lợi tối ưu nhất. Để hỗ trợ tối đa cho nhân viên, doanh nghiệp nên có kênh hỗ trợ, tư vấn, giải đáp mọi câu hỏi trong quá trình triển khai chương trình phúc lợi linh hoạt.
• Định giá phúc lợi. Doanh nghiệp thường đau đầu trong việc định giá phúc lợi, dựa trên chi phí thực tế doanh nghiệp phải chi hay dựa trên giá trị đối với người lao động? Cách thứ nhất có vẻ dễ dàng định giá hơn, tuy nhiên hãy nhớ rằng giá trị của phúc lợi có thể được định giá khác nhau với mỗi nhân viên khác nhau dựa trên hoàn cảnh cụ thể của từng cá nhân. Hãy thật cẩn thận khi định giá phúc lợi để đảm bảo rằng phúc lợi thật sự chạm đến cảm xúc của nhân viên.
• Năng lực triển khai của đội ngũ. Chắc chắn rằng việc triển khai phúc lợi linh hoạt sẽ phức tạp trong triển khai hơn chương trình truyền thống. Viện nghiên cứu Phúc lợi bổ sung (Employee Benefits Research Supplement) có một nghiên cứu năm 2002 về trở ngại khi triển khai chương trình phúc lợi linh hoạt. Kết quả tiết lộ rằng 71% doanh nghiệp quan ngại về khả năng của hệ thống hành chính – nhân sự hiện tại, trong khi 76% doanh nghiệp lo lắng về sự phức tạp khi triển khai. Vì vậy trong quá trình xây dựng chương trình và khi truyền thông với nhân viên, doanh nghiệp cần cân nhắc tính khả thi và quy trình thực hiện chương trình phúc lợi linh hoạt.

7. Kết luận

Phúc lợi linh hoạt không phải là khái niệm mới trên thế giới, tuy vậy phương pháp tổ chức phúc lợi này chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam. Lợi ích của phúc lợi linh hoạt là rõ ràng, tuy vậy bạn hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình đảm bảo đầy đủ các yếu tố để có thể triển khai thành công:

• Nắm vững nguyên tắc phúc lợi và triển khai phúc lợi
• Hệ thống nhân sự – hành chính đủ linh hoạt và năng lực
• Hiểu rõ thị trường lao động và quy định pháp luật có liên quan

Nếu doanh nghiệp bạn chưa đủ tự tin để tự triển khai chương trình phúc lợi linh hoạt, hãy quẳng gánh lo của bạn cho Chúng tôi – Dịch vụ Tư vấn quản trị nhân sự để tư vấn thiết kế và dịch vụ Phòng nhân sự lưu động – mobile HR dept. của HROne để vận hành nhé!